Objetivo

El sistema de trámite documentario es una aplicación que permite mejorar y optimizar la atención de los administrados, en materia de celeridad, registro, acceso y control, simplificando procesos, reduciendo el costo de los trámites administrativos, generando una satisfacción al administrado y a la comunidad, haciendo uso eficiente de la de tecnología actual y recursos.

Procesos

Para la administración de documentos, el sistema opera con los siguientes procesos:

• Registro de expedientes.
• Emisión de esquelas de notificación.
• Envío y recepción de Documentos.
• Redacción de documentos internos y externos.
• Semaforización de expedientes.
• Distribución y generación de guías de remisión o actas de cargo.
• Archivo de expedientes.

Características 

• Ubicación en tiempo real del expediente.
• El sistema permite Adjuntar archivos de extensiones conocidas.
• Envió de documentos circulares a grupos.
• Generación de esquela de observaciones. 

Funciones

• Semaforización de expedientes, verificando el tiempo en cada proceso, los trámites por vencerse y vencidos.
• Control de expedientes por estado, en trámite, por atender, en recepción, etc.
• Registro de expedientes de los administrados de acuerdo al TUPA, verificación y control de requisitos, impresión de esquela de observación de acuerdo a normativa.
• Registro y gestión de expedientes internos mejorando la comunicación entre las oficinas de la Entidad.
• Módulo de búsqueda de expedientes, por Intranet e Internet.
• Permite administrar correctamente la entrega de cargo.